Jangan Biarkan Bom Waktu di Proyek Anda
Perubahan yang disebabkan oleh risiko yang tidak diperkirakan (unexpected risk), laporan-laporan yang tidak akurat dan tidak mencerminkan risiko, terjadinya kejadian risiko akibat lemahnya komunikasi dan koordinasi merupakan faktor-faktor utama yang menyebabkan tidak tercapainya sasaran bahwa kegagalan dari suatu proyek. Bukan kawan, kita tidak sedang ngobrol perihal manajamen proyek, tapi lebih spesifik tentang manajemen risiko proyek (project risk management). Hal ini sangat penting bagi perusahaan, pebisnis, bahkan siapapun yang berhadapan dengan target mencapai sasaran suatu kegiatan yang dikategorikan sebagai suatu proyek. Tanpa manajemen risiko proyek, suatu proyek akan sangat vulnerable terhadap potensi kejadian-kejadian risiko yang bisa terjadi kapan saja. Cobalah Anda ingat proyek-proyek besar yang mengalami kenaikan biaya, terlambat penyelesainnya, bahkan yang akhirnya terhenti. Ingat Lumpur Lapindo dan British Petroleum baru baru ini ?
Singkatnya, proyek adalah aktivitas atau program perusahaan yang bersifat sementara yang memiliki tahap awal dan tahap akhir untuk menciptakan suatu produk atau jasa atau hasil-hasil tertentu. Sasaran proyek secara baku biasanya meliputi, waktu (time), biaya (cost), lingkup (scope) dan kualitas (qualitiy) proyek. Misalkan dalam proyek membangun rumah pribadi, total biaya, lamanya waktu, lingkup pekerjaan dan kualitas hasil dari proyek tersebut tentu memiliki target tertentu.
Lantas mengapa jargon manajemen risiko merupakah hal yang sangat penting ? Karena Pada setiap proyek selalu terdapat potensi kejadian risiko (risk event). Paling tidak selalu terdapat suatu tingkat ketidakpastian tertentu terhadap hasil-hasil yang ingin dicapai pada suatu proyek.
Proyek yang sukses dilaksanakan, pada dasarnya bertumpu pada para manajer proyek yang menyadari bahwa dalam setiap aspek tertentu dari suatu proyek baru, merupakan sebagian pekerjaan yang telah dilakukan pada proyek sebelumnya. Dan dengan dokumentasi yang baik, kejadian-kejadian risiko yang teridentifikasi pada proyek yang telah dilaksanakan, bisa menjadi roap map untuk mengidentifikasi dan mengantisipasi kejadian risiko yang sama pada proyek-proyek baru. Selian itu Para manajer proyek yang sukses juga menggunakan perencaanan yang matang, dan selalu melakukan pemantauan terhadap risiko-risiko yang dihadapinya.
Good practices come from experience. Experience, unfortunately, generally comes from unsuccessful practices and mistakes. People learn what not to do, all too often, by doing it and then suffering the consequences. Experience can be an invaluable resource, even when it is not your own. Pendek kata, Manajemen Risiko Proyek merupakan proses sistematis untuk mengelola risiko-risiko yang dihadapi proyek dan dilakukan secara berkesinambungan selama proyek berlangsung. Manajemen Risiko Proyek sendiri merupakan salah satu bagian dari Manajemen Proyek.
Nah, berikut tips bagi Anda, perihal bagaimana mengaplikasi manajemen risiko dalam proyek-proyek yang Anda atau Perusahaan Anda tangani.
Pertama, Segera pastikan bahwa manajemen risiko merupakan bagian dari proyek Anda. Buat rencana manajemen risiko (risk management plan) yang aplikatif dan akomodatif sesuai dengan sumber daya yang tersedia. Manajamen risiko bagi proyek Anda tidak ujug-ujug muncul, namun harus direncanakan dengan matang dan dilaksanakan dengan disiplin.
Dua, Lakukan segera lakukan identifikasi kejadian-kejadian risiko yang bisa mempengaruhi pencapaian sasaran proyek Anda. Anda bisa mengkategorikan risiko menggunakan berdasarkan kategori risiko HSE (Healt Safety Environment), Teknikal, Eksternal, Organisasi dan Manajemen Proyek. Hal ini membutukan keterbukaan dan berfokus pada skenario masa depan yang bisa saja terjadi. Dua sumber utama untuk mengidentifikasi risiko adalah kertas dan orang. Anggota tim proyek yang memiliki. pengalaman dan keahliaan yang beragam, harus didorong untuk melakukan identifikasi risiko. Ajak berkumpul tim proyek, bawa semua dokumen proyek, dan lakukan brainstorming untuk mengidentifikasi risiko, merupakan langkah yang sangat baik jika Anda bisa melakukannya. Selanjutnya perlu dilakukan wawancara terhadap beberapa pihak lain (stakeholder) yang memiliki informasi mengenai proyek dan potensi kejadian risiko yang bisa menghambat pencapaian sasaran proyek Anda.
Ketiga, lakukan komunikasi perihal risiko-risiko yang dihadapi proyek. Buatlah pembahasan mengenai risiko-risiko proyek merupakan agenda dari rapat-rapat rutin diproyek. Hal ini akan menunjukkan bahwa risiko merupakan hal yang penting bagi kelangsungan proyek dan semua stakeholder proyek memiliki informasi mengenai potensi kejadian risiko. Karena bisa saja keputusan terhadap suatu kejadian risiko bukan merupakan wewenang dari manajer proyek atau anggota proyek.
Empat, lakukan klarifikasi siapa yang menjadi pemilik masing-masing risiko (risk owner) yang teridentifikasi. Pemiliki risiko adalah seseorang yang bisa merupakan anggota tim proyek atau diluar proyek yang bertangung jawab untuk mengantisipasi suatu risiko proyek. Perlu diperhatikan, bahwa kepemilikan risiko juga akan terjadi pada tingkatan yang lain dari proyek. Milsakan jika saja proyek Anda melibatkan unit bisnis yang lain, departemen pengadaan dalam perusahaan, tentu pemilik risiko atas kejadian-kejadian adalah beberapa individu di luar proyek Anda namun masih dalam satu perusahaan.
Lima, Lakukan skala prioritas terhadap potensi kejadian-kejadian risiko yang telah diidentifikasi. Beberapa risiko akan memiliki dampak yang besar bagi pencapaian sasaran proyek. Sehingga akan lebih baik untuk lebih focus pada potensi risiko yang bisa menyebabkan kerugian yang besar. Coba cek, apakah terdapat satu potensi kejadian risiko yang bisa menyebabkan proyek Anda bubar ! Jika Anda, potensi kejadian tersebut harus menjadi prioritas utama untuk diantisipasi. Tentu untuk melakukan skala prioritas, juga harus diperhatikan probalitas terjadi setiap kejadian risiko yang kemudian dikombinasikan dengan potensi besarnya dampaknya bagi proyek. Coba sebutkan 10 (sepuluh) potensi kejadian risiko yang menjadi prioritas proyek Anda !
Enam, pastikan akar penyebab dari setiap kejadian risiko dan lakukan analisis dampak kejadian risiko bagi sasaran proyek. Jika kita memahami akar penyebab munculnya suatu kejadian risiko, hal ini akan menjadi informasi yang sangat berguna untuk merencanakan tindakan preventif. Pastikan jika suatu kejadian risiko terjadi dampaknya akan mempengaruh biaya, jadwal, lingkup dan/atau kualitas proyek. Hasil yang diperoleh dari proses analisis risiko ini akan menjadi input yang sangat berguna bagi Anda untuk merencanakan tindakan respons terhadap risiko-risiko proyek.
Tujuh, buat rencana tindakan respons risiko dan laksanakan dengan sungguh-sungguh. Untuk setiap kejadian risiko yang teridentifikasi Anda harus menentukan strategi respons yang akan digunakan. Menghindari risiko, menerima risiko, mitigasi risiko dan transfer risiko merupakan alternatif strategi respons yang bisa digunakan. Dan biasanya yang paling banyak digunakan adalah mitigasi risiko. Menghindari risiko meliputi perubahan rencana pengelolaan proyek untuk menghilangkan ancaman dari risiko dan melindungi obyektif proyek (lingkup, biaya, waktu dan kualitas) dari dampak risiko tersebut atau dengan melakukan justifikasi dari obyektif proyek seperti menambah waktu pelaksanaan atau mengurangi lingkup proyek. Transfer risiko dilakukan dengan memindahkan dampak negatif bersama-sama dengan pemilik risiko tersebut kepada pihak ketiga. Melakukan tindakan lebih dini untuk mengurangi probabilitas dan dampak dari suatu risiko yang terjadi pada proyek seringkali akan lebih efektif daripada berupaya melakukan perbaikan terhadap kerusakan setelah risiko terjadi.
Delapan, dokumentasikan kejadian risiko yang teridentifikasi dengan format yang jelas dan mudah dipahami. Meliputi deskripsi kejadian risiko, akar penyebabnya, probalitas dan dampaknnya sampai dengan siapa pemilik risikonya. Dokumen ini sering disebut dengan risk register. Risk register ini harus senantiasa di update selama proyek berlangsung, karena potensi kejadian risiko senantiasa berubah atau ada potensi kejadian risiko yang baru teridentifikasi selama proyek berlangsung.
Sembilan, lakukan Pemantauan terhadap risiko dan pelaksanaan rencana tindakan respons. Hal ini merupakan tanggungjawab harian dari Manajer proyek. Apakah terdapat gejala-gejala akan terjadinya suatu kejadian risiko ? Apakah prioritas suatu risiko mengalami perubahan ? Apakah tindakan respons telah dilaksanakan dan cukup efektif ? Tindakan pengendalian apa yang harus dilakukan jika suatu risiko terjadi ? menjawab pertanyaan tersebut berimplikasi bahwa manajemen risiko akan menjaga peluang tercapaian sasaran proyek Anda.
Saatnya beraksi, jangan biarkan kejadian-kejadian akan membuat Anda terkaget-kaget karena proyek Anda dihantam kejadian berisiko. Jangan biarkan proyek tanpa manajemen risiko, sama saja ibaratnya Anda memasang bom waktu yang bisa sewaktu-waktu membuat proyek yang Anda tangani hanya tinggal nama. Defuse a potential ticking time bomb through identification & planning for potential risk events which may impact project success. Salam
Category: Articles
