Just Doing The Right Work

| March 7, 2014 | 0 Comments

themba_project-management

Di akhir tahun,  biasanya manajemen perusahaan mulai bersiap-siap dan berhitung. Bersiap-siap dengan laporan dan berhitung apakah kinerja operasi selama setahun ini  sesuai dengan yang ditargetkan sebelumnya.  Dan berhitung apakah proyek-proyek yang telah dilaksanakan bisa mencapai target periodik yang diharapkan. Dan tentu juga berhitung perihal proyek-proyek baru yang direncanakan pada tahun depan. Pertanyaan lebih jauh yang sering harus dijawab manajemen perusahaan, adakah proyek-proyek yang justru mengalami kegagalan alias tidak sesuai dengan rencana, sehingga harus dihentikan ?

Perhitungan di atas lumrah-lumrah saja, namun sepertinya ada yang hilang jika hanya berhitung perihal realisasi terhadap target. Artinya jika hanya seperti itu, berhitung disini lebih pada mencari tahu apakah perusahaan telah melakukan pekerjaan dengan benar alias did we do the work right ?  Tengoklah ke dalam perusahaan Anda, apakah terdapat proyek-proyek yang gagal alias berpotensi untuk dihentikan ? berapa potensi kerugian perusahaan ? Bahkan apakah terdapat proyek yang gagal, karena memang semestinya proyek tersebut tidak dilaksanakan ?  Cari tahu jawabnya.

Bukan, kita tidak berfokus pada manajemen proyek !, karena manajemen proyek sebenarnya hanyalah cara untuk melakukan kegiatan proyek dengan benar. Tapi kita berfokus pada keputusan portofolio bisnis perusahaan. Intinya, hal apa saja yang menjadi pertimbangan perusahaan, sehingga suatu usulan proyek menjadi suatu proyek yang layak untuk dilaksanakan. Hal ini akan sangat berhubungan dengan operasi perusahaan, karena proyek-proyek yang selesai akan berpindah menjadi kegiatan operasi perusahaan. Jangan lupa, arti dari proyek adalah kegiatan yang ada batas waktunya  untuk mencapai sasaran tertentu. Intinya, jika realisasi proyek mendapat rapor merah dan  jika manajemen mengambil keputusan yang salah perihal investasi yang akan dilaksanakannya, sumber daya akan terbuang percuma. Ujung-ujungnya target-target operasi pasti tidak akan tercapai, bahkan perusahaan bisa memasuki masa-masa sulit atau bahkan bisa tutup buku !

Lantas, apa jalan keluarnya ? Langkah apa yang seharusnya dilakukan manajemen perusahaan agar alokasi sumber daya bisa lebih efisien alias tidak terbuang percuma pada proyek yang gagal terlebih pada proyek yang seharusnya tidak dilaksanakan ? Sekali lagi, apakah dasar yang seharusnya digunakan oleh manajemen untuk memutuskan apakah suatu usulan proyek dapat diterima untuk dilaksanakan  ?  Nah, pertanyaan ini akan membawa kita kepada terminologi majemenen portofolio proyek dan operasi bisnis. Untuk singkatnya sebut saja manajemen portofolio proyek.

Secara umum, portofolio proyek adalah kumpulan proyek-proyek atau program-program (kumpulan proyek) dan kegiatan lainnya yang dikelompokkan  berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.  Semua isi (komponen) portofolio (proyek atau program) dalam suatu portofolio proyek paling tidak memiliki fitur-fitur yang mencerminkan investasi yang direncanakan atau dilaksanakan oleh  perusahaan, harus selaras dengan sasaran strategis perusahaan dan  pada umumnya memiliki karakteristik yang berbeda sehingga akan dikelompokkan  untuk dapat dikelola dengan lebih efektif dan efisien serta selalu dapat diukur, diperingkat dan dilakukan skala prioritas.

Singkatnya, manajemen portofolio proyek merupakan suatu pengelolaan terpusat terhadap satu atau lebih portofolio proyek, meliputi proses identifikasi, kategorisasi, evaluasi, seleksi, prioritisasi, otorisasi, pengelolaan, pemantauan dan pengendalian  terhadap proyek, progam dan kegiatan terkait lainnya (komponen) di dalam suatu perusahaan yang ditujukan untuk mencapai sasaran strategis yang telah ditetapkan. Dengan menerapkan manajemen portofolio proyek, proyek-proyek (komponen) dikelompokan, dipantau, dianalisis dan dikelola bersama-sama untuk memaksimalkan benefit dalam keterbataasan sumber daya yang dimiliki perusahaan. Proyek-proyek yang termasuk ataupun tidak termasuk dalam portofolio didasarkan pada keselarasan dengan rencana strategsi dan kinerja yang dihasilkannya terhadap sasaran bisnis portofolio.

Pendek kata dengan manajemen portofolio proyek, ide-ide proyek yang muncul disaring berlapis lapis untuk memutuskan apakah suatu usulan proyek layak untuk dilaksanakan untuk dimasukkan kedalam kerangjang portofolio perusahaan. Tidak, tidak cukup hanya dengan berbasis aspek keuangan seperti NPV (net present value) dan IRR (internal rate of return). Banyak aspek dan kriteria lain yang harus menjadi kriteria kunci dalam pengambilan keputusan. Dalam perusahaan, posisi manajemen portofolio diperlihatkan pada gambar 1.

 

 

Diolah dari berbagai sumber.

Berdasarkan gambar 1 di atas, terlihat bahwa manajemen portofolio merupakan suatu proses yang membantu eksekutif perusahaan dalam memenuhi kebutuhan dan ekspektasi perusahaan. Di sisi yang lain, manajemen portofolio akan meningkatkan transparansi dan pengambilan keputusan yang efisien mengenai proyek. Jadi manajemen portofolio merupakan salah satu wujud dari penerapan good corporate governance di dalam perusahaan.

Selama siklus usaha tertentu, isi (komponen) portofolio akan dikaji dan divalidasi dalam keterkaitannya terhadap keselarasannya dengan  strategi perusahaan. Juga dilakukan evaluasi mengenai nilai dan keterkaitan suatu komponen terhadap komponen yang lain dalam portofolio, sumber daya yang tersedia dan skala prioritas portofolio serta penambahan atau terminasi dari suatu komponen dalam portofolio. Berdasarkan gambar 2, sasaran strategis (visi & misi) yang telah ditentukan pada level eksekutif suatu perusahaan diteruskan pada fungsi manajemen portofolio dan perencanaan operasi untuk menjamin bahwa isi (komponen) dalam portofolio telah selaras dalam rangka mencapai sasaran perusahaan.

Berdasarkan hal tersebut, dengan manajemen portofolio, manajemen perusahaan akan memilih, melakukan skala prioritas dan menyetujui atau menolak proyek yang diusulkan. Manajemen portofolio juga harus mengkaji keseimbangan portofolio (jangka pendek versus jangka panjang, risiko terhadap benefit). Di samping itu, manajemen portofolio juga membutuhkan pembaruan dari proses perencanaan strategis perihal perubahan strategis, untuk menjamin bahwa komponen portofolio yang tidak lagi berhubungan dengan sasaran terkini sebaiknya tidak diteruskan. Sebagai tambahan, manajemen portofolio harus melaporkan kinerja portofolio karena berhubungan dengan strategi perusahaan yang telah direncanakan.

Di sisi yang lain, manajemen portofolio proyek berinteraksi dan mempengaruhi fungsi-fungsi lain di dalam operasi suatu perusahaan. “Operasi” lebih menggambarkan kegiatan-kegiatan rutin  yang dilakukan dalam suatu perusahaan. Dan proses yang digunakan dalam manajemen operasi seringkali merupakan hasil dari eksekusi dari komponen dalam Portofolio Proyek. Hasil-hasil dari suatu proyek dalam portofolio dibutuhkan oleh perusahaan untuk mencapai target yang direncanakan secara portofolio. Oleh sebab itu, Proses Manajemen Portofolio harus memperhitungkan isu-isu operasional dan proses-proses seiring dengan siklus manajemen perusahaan.

Jadi, manajemen portofolio merupakan suatu proses bisnis berkesinambungan dengan aktivitas-aktivitas tertentu selama tahun tertentu. Pemilihan dan otorisasi dari isi portofolio, bisa merupakan bagian dari perencanaan tahunan yang selalu diperbaharui secara periodik. Pemantauan kinerja dari portofolio dilakukan secara berkesinambungan. Perubahan isi dari portofolio dibutuhkan ketika  kerugian bagi perusahaan terjadi. Sekali direncanakan dan diterapkan, proses manajemen portofolio  tidak boleh berhenti kecuali ketika perusahaan memilih untuk tidak lagi melakukan manajemen portofolio, atau ketika perusahaan tidak lagi beroperasi.

Please be sure,  dengan manajemen portofolio ini,  perusahaan  akan dapat menurunkan biaya secara signifikan melalui alokasi sumber daya secara lebih optimal dan proses manajemen investasi yang konsisten. Perusahaan akan mampu  meningkatkan kinerja portofolio melalui kedisiplinan dan tindakan korektif dari manajemen  terhadap proyek atau program yang tidak memenuhi persyaratan. Selain itu, perusahaan juga akan mampu untuk mengidentifikasi lebih dini terhadap proyek – proyek yang bermasalah. Dan karena manajemen portofolio proyek ini, harus dibarengi dengan manajemen proyek dan manajemen risiko yang mumpuni, hasilnya adalah terciptanya keseimbangan proyek dalam portofolio yang akan mengoptimalkan nilai bisnis perusahaan dan   risiko-risiko pada proyek-proyek perusahaan akan dapat ditekan sampai titik minimal. So, not just doing the work right. “Doing the right work” is the most important key to reach  your dreams. Salam.

Tags: ,

Category: Articles

About the Author ()

Konsultan, Praktisi dan Pengamat Keuangan

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *